Czym jest dokument

Utworzono: Maj 4, 2014 o 8:13

W życiu codziennym, w różnych sytuacjach, każdy człowiek styka się dokumentami. Termin ten bywa niejednokrotnie nadużywany i stosowany w stosunku do czegoś co w rzeczywistości dokumentem nie jest. Pojęcie dokumentu kojarzy się przede wszystkim z terminem prawniczym. Tymczasem ani kodeks postępowania cywilnego, ani kodeks postępowania administracyjnego, nie definiują wprost pojęcia dokumentu.

dokumenty-segregatory

Zasadniczy podział dokumentów to podział na dokumenty urzędowe oraz dokumenty prywatne. Dokument urzędowy, w myśl obowiązujących przepisów, oznacza środek dowodowy (dokument sporządzony w przepisanej formie) pochodzący od właściwego (kompetentnego) do jego sporządzenia organu państwowego, organizacji bądź jednostki organizacyjnej, czy też innego podmiotu. Dokumentem urzędowym będzie zatem również dokument sporządzony przez organizacje spółdzielcze, zawodowe czy samorządowe, a także inne organizacje społeczne w zakresie zleconych im spraw. Jest to zatem termin stricte prawniczy. Należy podkreślić, że nie ma znaczenia w jaki sposób i na jakim materiale dokument został utrwalony (ważna jest forma pisemna). Dokument urzędowy stanowi zatem dowód tego, co zostało w nim w sposób urzędowy stwierdzone.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że przepisy dotyczące formy i treści dokumentu urzędowego zawarte są głównie w kodeksie postępowania administracyjnego (art. 107 kpa) oraz innych przepisach o charakterze szczególnym.

Dowody urzędowe, które zostały sporządzone przez właściwy organ (w zakresie swojej kompetencji) korzystają z tzw. domniemania prawdziwości oraz zgodności z prawdą tego, co zostało w takim dokumencie stwierdzone. W związku z tym dokument urzędowy jest najbardziej wiarogodnym środkiem dowodowym. Przy czym należy zaznaczyć, że dopuszczalne jest obalenie takiego domniemania.

Za dokumenty urzędowe uznaje się przede wszystkim.:

  1. dowód osobisty, paszport i legitymacja
  2. dowód doręczenia przesyłki (pocztowy),
  3. akty notarialne,
  4. dyplomy,
  5. orzeczenia sądowe (i odpisy),
  6. decyzje i zaświadczenia wydane przez organy administracji publicznej (np. dowód rejestracyjny).

Wszystkie pozostałe dokumenty to tzw. dokumenty prywatne.

Warto jeszcze wspomnieć, że pojęcie dokumentu inaczej definiowane jest Ustawą o ochronie informacji niejawnych. W myśl tych przepisów dokumentem jest bowiem utrwalona informacja niejawna, w szczególności na mikrofilmach, piśmie, fotografiach, nośnikach do zapisów informacji w postaci cyfrowej, a także informacja w formie mapy, rysunku, grafiki, broszury, obrazu, kopii, odpisu, wypisu, wyciągu, a także tłumaczenia dokumentu, matrycy, kalki, taśmy atramentowej, oraz informacja niejawna utrwalona na tzw. elektronicznych nośnikach danych itp.

            
                         
        
Ostatnio modyfikowano: Maj 5, 2014 o 11:49